Triển khai Nghị quyết 57 - NQ/TW

I. GIỚI THIỆU CHUNG

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt và xu thế chuyển đổi số mạnh mẽ, việc tối ưu hóa quy trình quản lý phân phối trở thành yếu tố then chốt cho sự phát triển của các doanh nghiệp. Trước đây, Công ty Cổ phần Bột giặt LIX đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm khó khăn trong việc theo dõi, giám sát nhân viên bán hàng, nhân viên bán hàng ghi nhận đơn hàng thủ công, khó khăn trong việc theo dõi thông tin nhập xuất tồn tại nhà phân phối, khó khăn trong theo dõi hiệu suất bán hàng... Những vấn đề này gây ra lãng phí tài nguyên, giảm hiệu quả vận hành và cản trở khả năng ra quyết định kịp thời.

Để giải quyết các vấn đề trên và nâng cao năng lực cạnh tranh, Công ty đã nghiên cứu, phát triển và triển khai thành công Hệ thống quản lý phân phối (DMS) giúp tự động hóa quy trình kinh doanh và tối ưu hóa chuỗi cung ứng trong giai đoạn 2021-2025. Hệ thống DMS này tích hợp các module chức năng cốt lõi như quản lý khách hàng, quản lý đơn hàng, quản lý tồn kho, quản lý bán hàng & nhân viên sales, báo cáo & phân tích, nhằm mục tiêu tự động hóa các quy trình phân phối, cung cấp dữ liệu tức thời và chính xác, giảm thiểu sai sót và chi phí vận hành.

Sau thời gian triển khai và áp dụng, Hệ thống DMS đã mang lại những kết quả tích cực vượt trội. Thời gian xử lý đơn hàng được rút ngắn đáng kể, tỷ lệ sai sót trong nhập liệu giảm thiểu, độ chính xác của thông tin tồn kho được nâng cao. Về mặt kinh tế, dự án đã giúp tăng doanh số bán hàng, giảm chi phí hoạt động và tăng vòng quay hàng tồn kho, qua đó tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh. Bên cạnh đó, hệ thống còn góp phần bảo vệ môi trường thông qua việc giảm thiểu sử dụng giấy tờ.

II. NỘI DUNG CHI TIẾT

1. Sự cần thiết ứng dụng

1.1. Bối cảnh phát triển của thị trường và ngành

- Thị trường tiêu dùng ngày càng đa dạng, cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tối ưu hóa mọi khâu trong chuỗi cung ứng để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng.

- Xu hướng chuyển đổi số là tất yếu, các doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ để nâng cao năng lực quản lý và vận hành.

- Áp lực từ chi phí logistics, quản lý tồn kho và hiệu suất đội ngũ bán hàng ngày càng tăng.

1.2. Thực trạng tại Công ty trước khi triển khai Hệ thống DMS

- Quản lý đơn hàng thủ công: Điều này dẫn đến mất nhiều thời gian xử lý đơn hàng, từ khi nhận đơn đến khi tạo phiếu xuất kho, tỷ lệ sai sót cao do nhập liệu lại, nhầm lẫn thông tin khách hàng, sản phẩm, giá cả.

- Quản lý tồn kho kém hiệu quả: Thông tin tồn kho không chính xác và không được cập nhật tức thời tại các kho của nhà phân phối, quá trình kiểm kê định kỳ tốn nhiều công sức và thời gian.

- Quản lý bán hàng và đội ngũ Sales thiếu minh bạch: Khó khăn trong việc theo dõi lộ trình di chuyển, lịch sử viếng thăm và hiệu suất làm việc của từng nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng không theo dõi được chỉ tiêu và doanh số bán hàng của bản thân theo thời gian thực.

- Quản lý điểm bán của cả hệ thống: Thông tin khách hàng/điểm bán không được tập trung, lịch sử mua hàng và thanh toán không được ghi nhận đầy đủ, ảnh hưởng đến hoạt động chăm sóc khách hàng.

- Thiếu báo cáo phân tích tổng thể: Dữ liệu phân mảnh khiến việc tổng hợp và phân tích thông tin kinh doanh (doanh số theo sản phẩm, khu vực, điểm bán; hiệu suất sales) trở nên khó khăn và mất thời gian.

1.3. Mục tiêu của dự án DMS

- Tự động hóa: Tự động hóa các quy trình từ tiếp nhận đơn hàng đến giao hàng.

- Nâng cao hiệu quả: Giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian xử lý các tác vụ chính (đơn hàng, kiểm kê).

- Minh bạch thông tin: Cung cấp thông tin kinh doanh (tồn kho, doanh số) theo thời gian thực cho các cấp quản lý và đội ngũ sales.

- Tối ưu hóa nguồn lực: Giảm chi phí vận hành, nâng cao năng suất làm việc của đội ngũ bán hàng và kho vận.

- Cải thiện trải nghiệm: Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng nhờ quy trình đặt hàng và giao nhận nhanh chóng, chính xác.

2. Quá trình thực hiện ứng dụng

2.1. Đối tượng nghiên cứu/ứng dụng

- Đối tượng chính: Hệ thống Quản lý Phân phối (DMS) bao gồm các phân hệ chức năng liên quan, cơ sở dữ liệu và hạ tầng công nghệ liên quan.

- Các bên liên quan: Đội ngũ quản lý, bộ phận Kinh doanh và các đối tác/khách hàng/nhà phân phối của công ty.

2.2. Phương pháp nghiên cứu/ứng dụng

Giai đoạn 1: Phân tích và Khảo sát

- Nghiên cứu thị trường: Phân tích sâu rộng các giải pháp DMS hiện có trên thị trường như DMSOne, MobiWork… Học hỏi các chức năng chuẩn và điểm mạnh của từng ứng dụng.

- Phân tích nghiệp vụ nội bộ

+ Thực hiện quy trình tìm hiểu và phân tích nghiệp vụ thông qua các buổi họp với lãnh đạo nhân viên, các giám sát, quản lý vùng phòng kinh doanh, phòng kho vận để nắm bắt quy trình hiện có và thu thập yêu cầu chi tiết cho hệ thống mới.

+ Phân tích các báo cáo, biểu mẫu hiện hành để hiểu rõ luồng dữ liệu.

Giai đoạn 2: Lựa chọn Giải pháp và Thiết kế

- Lựa chọn giải pháp: Dựa trên các khảo sát, yêu cầu nghiệp vụ và quy mô Công ty, phòng IT đã tiến hành đánh giá và lựa chọn giải pháp tự xây dựng, phát triển và triển khai hệ thống DMS cho Công ty.

- Thiết kế kiến trúc hệ thống:

+ Xây dựng kiến trúc tổng thể hệ thống.

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ chi tiết cho từng phân hệ.

+ Thiết kế giao diện người dùng (UI/UX) cho cả giao diện web và mobile app.

+ Thiết kế luồng quy trình nghiệp vụ trên hệ thống.

Giai đoạn 3:Phát triển/Triển khai và Tích hợp

 Tiến hành viết code, lập trình toàn bộ hệ thống ứng dụng theo từng phân hệ chức năng. 

- Tích hợp hệ thống ERP tại Công ty.

- Cài đặt hạ tầng mạng, máy chủ.

Giai đoạn 4:Kiểm thử và Triển khai

- Kiểm thử người dùng: Nhân viên từ các phòng ban liên quan trực tiếp tham gia kiểm thử các kịch bản nghiệp vụ thực tế.

- Đào tạo người dùng: Tổ chức các buổi đào tạo chi tiết về cách sử dụng hệ thống cho toàn bộ nhân viên (Sales, Thống kê, Giám sát) thông qua hướng dẫn trực tiếp, tài liệu và video.

- Triển khai chính thức: Đưa hệ thống vào hoạt động chính thức theo từng giai đoạn, từng khu vực để giảm thiểu rủi ro.

Giai đoạn 5:Vận hành, Đánh giá và Cải tiến

- Hỗ trợ kỹ thuật: Trong quá trình, phòng IT của Công ty tiến hành hỗ trợ liên tục để giải quyết các vấn đề phát sinh.

- Thu thập phản hồi: Định kỳ thu thập phản hồi từ người dùng và ban lãnh đạo về hiệu quả và các điểm cần cải thiện.

- Đánh giá hiệu suất: Sử dụng các chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả của hệ thống (ví dụ: thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ sai sót, mức độ hài lòng khách hàng).

- Cải tiến liên tục: Dựa trên phản hồi và đánh giá, phòng IT lập kế hoạch và triển khai các bản cập nhật, nâng cấp để tối ưu hóa hệ thống.

2.3. Cơ sở khoa học, thực tiễn của việc nghiên cứu/ứng dụng

Cơ sở khoa học

- Lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng (SCM): Ứng dụng các nguyên tắc tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa, thông tin và tài chính từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng.

- Kiến trúc phần mềm hiện đại: Sử dụng các mẫu thiết kế trong Java (Design pattern) để đảm bảo tính module hóa, khả năng mở rộng và bảo trì của hệ thống.

- Hệ thống cơ sở dữ liệu và Big Data: Sử dụng hệ quản trị MySQL cùng các kỹ thuật lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn để đảm bảo hiệu năng và khả năng phân tích.

Cơ sở thực tiễn

- Nhu cầu cấp bách từ thị trường: Sự cạnh tranh khốc liệt và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng buộc công ty phải thay đổi để tồn tại và phát triển.

- Bài học từ các doanh nghiệp thành công: Nhiều tập đoàn lớn và doanh nghiệp vừa đã chứng minh hiệu quả vượt trội khi áp dụng DMS, tạo động lực và hình mẫu cho Công ty.

2.4. Nội dung nghiên cứu/ứng dụng

- Quản lý đơn hàng (thêm mới, chỉnh sửa, kiểm tra giá, tồn kho, chương trình khuyến mãi, lịch sử đơn hàng…)

- Quản lý tồn kho (theo dõi tồn kho theo thời gian thực, nhập xuất điều chuyển kho, chi tiết hàng hóa, kiểm kê hàng hóa, báo cáo tồn...)

- Quản lý bán hàng và Nhân viên Sales (quản lý tuyến bán hàng, cửa hàng quản lý, chương trình trưng bày, báo cáo hiệu suất, chỉ tiêu…)

- Quản lý khách hàng (thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng)

- Báo cáo và phân tích (cung cấp tất cả báo cáo về doanh số, sản phẩm, khách hàng, khu vực, chỉ tiêu… theo thời gian thực)

- Hệ thống và cấu hình (quản lý người dùng, phân quyền, cấu hình các quy tắc kinh doanh…)

- Tích hợp với hệ thống ERP hiện có của Công ty.

Kết quả đạt được

- Về hiệu quả nghiệp vụ: 

+ Giảm thời gian xử lý đơn hàng

+ Giảm tỷ lệ sai sót

+ Nâng cao độ chính xác tồn kho

+ Chủ động chỉnh sửa chức năng nghiệp vụ khi cần vì phần mềm tự phát triển.

- Về hiệu quả kinh doanh

+ Tăng doanh số bán hàng

+ Giảm chi phí hoạt động

+ Cải thiện vòng quay hàng tồn kho

+ Nâng cao trải nghiệm dịch vụ

- Về hiệu suất nhân sự:

+ Tăng năng suất làm việc.

+ Minh bạch hóa công việc.

3. Ý nghĩa và hiệu quả của ứng dụng (kinh tế, môi trường, xã hội)

- Ý nghĩa kinh tế: Giúp Công ty kiểm soát chặt chẽ chi phí, tăng doanh thu, và tối ưu hóa các dòng tiền, từ đó trực tiếp gia tăng lợi nhuận và giúp đưa ra các chiến lược kinh doanh dài hạn hiệu quả, đảm bảo sự phát triển bền vững.

- Ý nghĩa môi trường: Giảm thiểu tiêu thụ tài nguyên, Số hóa quy trình làm việc (đơn hàng điện tử, báo cáo điện tử) đã giúp giảm đáng kể lượng giấy in, mực in và các vật tư văn phòng khác, góp phần bảo vệ môi trường.

- Ý nghĩa xã hội: Nâng cao năng lực lao động, thúc đẩy chuyển đổi số trong doanh nghiệp, tạo môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp.