VINACHEM

Chi phí tồn kho của Casumina giảm còn 1/3 chỉ bằng một cải tiến với 4 chữ “đúng”.

Mua đến 500 tỉ đồng nguyên liệu dự trữ từ lúc giá mủ cao su 90.000 đồng/kg, bất ngờ giá giảm chỉ còn 20.000 đồng/kg. Lỗ đến 70.000 đồng mỗi kg nguyên liệu đã đưa Casumina đến quyết định phải thay đổi hệ thống quản lý hàng tồn kho.

Từ hệ thống tốn kém...

Mô hình quản lý hàng tồn kho kiểu cũ đã không đem lại hiệu quả cao. Với mô hình cũ, Casumina ước tính sản lượng sẽ tiêu thụ trong một quý rồi nhập vật tư đủ cho cả quý, với giá trị trung bình khoảng 500 tỉ đồng. Từ lượng nguyên liệu sẵn có này Công ty mới lên kế hoạch sản xuất. Sản xuất xong mới tính đến việc bán hàng.

Theo cách tính đó, lượng vật tư tồn nhiều, chi phí tồn kho quá lớn. Tính trung bình, khi bán được 125 tỉ đồng hàng hóa, trong kho vẫn còn lượng hàng trị giá khoảng 100 tỉ đồng. Tồn kho lớn khiến Casumina đối mặt với rủi ro lớn, nhất là khi lãi suất tăng cao. Ông Lê Văn Trí, Phó Tổng Giám đốc Casumina, cho biết với cách làm đó, mức lợi nhuận có khi chỉ đủ để trả lãi ngân hàng.

Cái lợi của cách quản lý cũ là khi nhu cầu thị trường cao hơn, Công ty sẽ có sẵn sản phẩm để bán. Tuy nhiên, nếu nguyên liệu rớt giá, Công ty sẽ thiệt hại lớn do trước đó đã ôm hàng với giá cao. Casumina từng gặp tình cảnh này vào năm 2008.

Cuối năm 2008 đầu năm 2009, Casumina đã quyết định thay đổi chính sách. Giá cao su lên xuống thất thường, nếu cứ để tồn kho 700-800 tấn sẽ dẫn đến thua lỗ. Bài toán đặt ra cho lãnh đạo Công ty là làm sao tồn kho ít nhất để có được vòng vốn quay nhanh nhất.

...đến hệ thống năng động

Ông Trí đã quyết định tìm hiểu mô hình Just-in-time của tập đoàn xe hơi Nhật Toyota. Mô hình này được gói gọn trong một câu: “Đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm”. Mô hình này giúp doanh nghiệp tạo ra một lượng hàng hóa vừa đủ theo yêu cầu của khách hàng. Mỗi công đoạn của quy trình cũng chỉ sản xuất ra lượng sản phẩm bằng đúng số lượng mà công đoạn tiếp theo cần.

Ông Trí nhận thấy, nếu áp dụng mô hình của Toyota, 3 khâu chính là ký kết đơn hàng, sản xuất và vật tư phải liên kết với nhau chặt chẽ.

Để thực hiện mô hình Just-in-time, Casumina đã đảo ngược quy trình quản lý sản xuất. Công ty đi kiếm đơn hàng trước, sau đó mới lên kế hoạch nhập nguyên liệu và sản xuất. Sản xuất xong, hàng hóa được mang đi ngay, thời gian tồn kho ít và chi phí thấp. Thay vì trữ hàng trong khoảng 4 tháng như trước đây, hiện nay Casumina chỉ dự trữ trong 15 ngày. Hàng xuất khẩu dự trữ khoảng 10 ngày, trong nước chỉ 5 ngày. “Tôi nói với các nhà cung cấp vật tư rằng Casumina chỉ để tồn kho trong 5 ngày. Vì vậy, cứ 5 ngày mới nhập kho và trả tiền 1 lần. Nếu các công ty cứ đưa nguyên liệu vào kho quá mức nhu cầu thì họ phải tự chịu tổn thất”, ông Trí nói.

Ông Trí cũng cho biết thêm, trong thời gian đầu các phòng ban sẽ phải tính toán kỹ từng công đoạn. Các bộ phận liên quan phải xử lý công việc nhanh và liên tục. Phòng kế hoạch và vật tư phải tính toán chi tiết vấn đề vận chuyển để tránh nhập quá nhiều hoặc quá ít nguyên liệu. Công ty sẽ tăng tính linh hoạt cho các bộ phận liên quan trực tiếp đến quy trình mới. Phòng kế hoạch phải nắm rõ nhu cầu của thị trường và số lượng khách hàng để tránh những bất trắc trong quá trình ký đơn hàng.

Việc áp dụng mô hình này bước đầu gặp không ít khó khăn. Tuy nhiên, sau khi áp dụng mô hình mới, chi phí hàng tồn kho từ 500 tỉ đồng như năm 2008 đã giảm xuống chỉ còn 170 tỉ đồng trong năm 2009.

Casumina đã thành công với mô hình mới trong năm 2009. Tuy nhiên, sang năm 2010 và 2011, mô hình chưa mang lại hiệu quả cao nhất khi giá vật tư đầu vào liên tục tăng cao. Giá cao su năm 2010 lên đến 50.000 đồng, tăng hơn 100% so với mức giá khoảng 20.000 đồng của năm 2009. Vì vậy, giải pháp tồn kho 15 ngày không giúp Công ty tạo ra lợi nhuận cao.

Ông Trí cho biết, để áp dụng linh hoạt mô hình mới, năm nay Hội đồng Quản trị đã đưa ra chính sách dự trữ tùy theo tình hình thị trường.

Lãnh đạo Công ty tính toán rằng khoảng thời gian từ tháng 12 tới tháng 5, cây cao su không cho mủ nên giá sẽ tăng hoặc ít nhất là không giảm. Vì vậy, tháng 12.2011, Công ty đã dự trữ 3.500 tấn cao su khi giá còn ở mức 67.000 đồng/kg. Hiện nay, giá mủ cao su đã lên tới 80.000 đồng/kg.

Từ tháng 6 tới tháng 11, với dự báo giá có khả năng xuống khi cao su vào mùa, Công ty sẽ áp dụng chính sách dự trữ trong 15 ngày. Với sự linh hoạt này, chiến lược quản lý hàng tồn kho của Casumina dường như đang dần được hoàn thiện.