Triển khai Nghị quyết 57 - NQ/TW

Từ năm 2025, Công ty Cổ phần Phân bón Bình Điền đưa hệ thống Văn phòng điện tử E-Office vào vận hành, thay thế nhiều khâu xử lý hồ sơ, văn bản và công việc trên giấy bằng quy trình điện tử. Sáng kiến “Chuyển đổi số toàn diện quy trình văn phòng bằng Base Enterprise (E-Office)” góp phần rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí văn phòng và nâng cao khả năng theo dõi công việc trong doanh nghiệp.

Trước khi triển khai, công tác văn thư, quản lý công việc và trình ký nội bộ tại Công ty chủ yếu thực hiện trên hồ sơ giấy. Việc luân chuyển văn bản giữa các đơn vị mất nhiều thời gian; chi phí in ấn, lưu trữ phát sinh thường xuyên. Trong khi đó, việc theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và công việc giữa các phòng ban chưa thuận tiện, nhất là với những nội dung cần phối hợp qua nhiều khâu.

Từ thực tế đó, Bình Điền triển khai giải pháp Base Enterprise để đưa các nghiệp vụ văn phòng lên môi trường điện tử. Quy trình văn thư, phê duyệt, quản lý công việc và một số nghiệp vụ quản trị nhân sự được thực hiện trên cùng hệ thống, thay cho cách xử lý thủ công trước đây.

Một thay đổi đáng kể là việc sử dụng chữ ký điện tử trong luồng xử lý hồ sơ. Văn bản có thể được trình, phê duyệt và chuyển đến các bộ phận liên quan trên hệ thống, giảm việc in, ký và luân chuyển hồ sơ giấy. Thông tin về tiến độ xử lý được cập nhật trên hệ thống, giúp các đơn vị chủ động theo dõi công việc và người quản lý có thêm cơ sở để kiểm soát tiến độ.

Sau khi đưa vào vận hành, hệ thống E-Office giúp giảm khoảng 70% thời gian xử lý công văn và trình ký so với trước đây. Các bước xử lý được thực hiện theo quy trình trên hệ thống, hạn chế việc hồ sơ phải chuyển qua nhiều đầu mối bằng phương thức thủ công.

Việc chuyển sang môi trường điện tử cũng giúp Công ty giảm nhu cầu sử dụng giấy, mực in, văn phòng phẩm và diện tích lưu trữ hồ sơ. Dữ liệu được quản lý tập trung trên hệ thống, thuận tiện cho việc tra cứu và theo dõi lịch sử xử lý. Đây là những thay đổi trực tiếp từ một sáng kiến xuất phát từ công tác văn phòng nhưng tác động đến nhiều khâu trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.

Để hệ thống được sử dụng thống nhất, Bình Điền tổ chức triển khai và hướng dẫn cán bộ, công nhân viên sử dụng các chức năng phù hợp với công việc. Theo đánh giá của Công ty, 100% cán bộ, công nhân viên đã sử dụng hệ thống trong công việc hằng ngày.

Việc đưa E-Office vào vận hành tạo thêm nền tảng để Bình Điền tiếp tục triển khai chuyển đổi số trong các hoạt động quản trị, sản xuất và kinh doanh. Từ những thay đổi trong quy trình văn phòng, doanh nghiệp từng bước hình thành phương thức làm việc dựa trên dữ liệu và quy trình điện tử, góp phần thực hiện mục tiêu chuyển đổi số chung của Tập đoàn Hóa chất Việt Nam.